REDSエージェント、宅建士の島崎正輝です。
以前は「登記済書（権利書）」と呼ばれていたもので、不動産登記をすると発行される「登記識別情報」という書類があります。不動産を購入して登記が完了した後に書面が届き、「これは何だろう？」と思った方も多いのではないでしょうか？
今回は、登記識別情報の基礎知識と、情報管理の仕方についてご説明します。不動産の取得や相続にかかわる登記、抵当権抹消登記などを申請した方、またはこれから登記をする予定のある方は、この機会に登記識別情報の概要を知っておきましょう。
登記識別情報とは
登記識別情報とは、その不動産の登記名義人本人であることを、「公的に証明する情報」のことを指します。不動産の権利登記をした際に、名義人のみに「12桁のアラビア数字とその他の符号の組み合わせからなる文字列」が書面で通知されます。登記識別情報は、パスワードとなる「文字列自体」に重要な意味を持つ秘密情報です。
平成17（2005）年の不動産登記法改正前は、文章形式の「登記済証（権利証）」でしたが、改正による効果であるオンラインでの申請の際に使用できないため、改正後は「登記識別情報」に変更されました。
登記識別情報は、書面での登記申請をした場合は書面の郵送、オンラインでの登記申請をした場合はオンラインで、ほかの人に閲覧されないようにして通知されます。うち、書面によって登記識別情報とか登録名義人の情報、不動産番号や登録の目的といった情報を通知したものを「登記識別情報通知書」と呼びます。
登記識別情報は、不動産および申請した登記名義人ごとに通知されます。伴いまして1人で所有する土地と建物を登記した場合に通知されるのは2つの文字列となります。また、1つの不動産が複数人いる共有名義の場合は、申請したそれぞれの所有者ごとに文字列が通知されます。
登記識別情報が必要となる登記の種類
登記識別情報は、「不動産の権利に関わる登記」を実施する際に使います。具体的には以下のような登記に必要となります。
- 所有権移転登記（売却や贈与）
- 抵当権設定、抹消登記（ローンの借入・ローン完済時）
相続登記の場合、亡くなった人の登記識別情報は不要です。相続登記を行った場合は、新たに登記識別情報が通知されます。通知されるのは相続登記を行った申請人のみとなります。仮に複数人で相続をする場合は、誤って登記識別情報が通知されない相続人が出ないように、相続人が全員で一度に申請を行うようにしましょう。
登記識別情報なしで登記申請する方法
ちなみに、登記識別情報がなくとも、登記の申請が可能な方法があります。登記識別情報なしで登記申請できる方法をご紹介します。
司法書士の本人確認
司法書士に「本人確認情報書類」の作成を依頼して、完成した書類を登記申請書とともに登記時に提出することで、登記識別情報がなくとも実は登記できます。この場合は、司法書士への要請費用がかかります。
法務局の事前通知制度
登記識別情報を記入せずに登記申請をした場合、法務局から本人確認のための書類が郵送で届きます。その書類に捺印をして返送すれば、登記識別情報を発行していなくても登記が可能となります。
ただし、この方法は通常の登記申請よりも時間がかなりかかるうえ、期間内に本人からの申出が法務局に届かなかった場合などには、登記申請自体が却下されることになってしまいます。また、所有権移転登記、または抵当権設定登記において、実はこの制度を利用できない場合もあります。
公証人による認証
認証とは、その書類が本人の意思によって作成されたことを公証人が証明することを指します。認証を受けるためには、まず公証役場において公証人の目の前で登記関係書類に署名捺印をすることが大前提です。その後、認証を受けた書類を登記申請に利用することで、登記が可能になります。
ちなみに、公証役場とは公的な書類を専門に作成している機関のことを指します。市町村の役場とは異なりますので注意が必要です。また、この方法での登記には別途公証人費用がかかります。
登記情報の受け取り方法
登記識別情報の受け取り方法は、登記申請の仕方によって異なってきます。オンラインで登記する場合と書面で登記する場合の各々の違いについて、申請から通知までの流れを説明します。
登記をオンライン申請する場合
登記申請をオンラインで行った場合、登記識別情報は「登記・供託オンライン申請システム」を通して通知されます。登記・供託オンライン申請システムとは、登記所の窓口へ出向かずに登記申請や公文書の取得ができる便利なサービスのことです。
「申請用総合ソフト」を登記・供託オンライン申請システムのホームページからダウンロードし、ファイルに必要事項を記入すれば登記申請は可能になります。登記申請の際には、登記識別情報の交付を希望しておきます。
登記手続き終了後にもう一度申請用総合ソフトにアクセスすることで、登記識別情報を自動的に取得できます。取得した登記識別情報は、申請用総合ソフトの「処理状況表示」画面から「公文書」ボタンを押すことで確認可能です。
申請の際に登記識別情報の「書面での交付」を希望した場合、オンラインシステムからダウンロードすることができなくなるので注意しましょう。
登記を書面で申請する場合
登記を書面で申請する場合、申請書類上で希望した送付場所に登記識別情報通知書が郵送されます。申請の際、任意の場所に申請書類の郵送を希望する旨と送付先を記載しておきます。
記載する住所は、自分へ郵送してほしい場合は自分の住所を、司法書士へ郵送してほしい場合は、送付先の区分を「資格者代理人の事務所」として司法書士事務所の住所を記載します。
登記識別情報を紛失してしまったら……
「登記識別情報」の12桁の文字列は、情報が漏れないように注意が必要です。正しい文字列であれば、仮に手書きのメモや写真でも、不動産の権利者であることを証明できてしまいます。そのため絶対に文字列を他者に知られずに登記識別情報通知書を保管することがとても重要です。
登記識別情報通知書には文字列が見えないようにシールが貼られています。シールは一度はがすと元に戻すことができないようになっています。他者に文字列を知られないためにも、必要性がない限りは、シールを開封しないようにしましょう。
万が一、登記識別情報を紛失してしまったり、誰かに見られてしまったりした場合は、法務局で「登記識別情報の失効申出」を行うといいでしょう。情報を無効化することで、悪用を防げます。しかし文字列の再発行や変更は残念ながらできません。
登記識別情報を失効させた後に登記が必要になった場合は、司法書士に本人確認をしてもらうか、法務局の「事前通知制度」を利用して、登記名義人であることを証明してください。
ここまで、登記識別情報の基礎知識と、注意点を解説してきました。登録識別情報は、不動産の権利を証明するとても重要な情報です。今後、相続や不動産売買などで登記を行う予定がある方は、登記識別情報の管理方法について事前に十分に理解しておきましょう。
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